Immeuble de bureaux multi-locataires : bien gérer la propreté des parties communes

Ce que recouvrent les parties communes d'un immeuble tertiaire

Le périmètre est plus large que dans une copropriété d'habitation, et sa définition conditionne le budget. Il comprend généralement :

• le hall d'accueil et son mobilier, y compris la banque d'accueil et les zones d'attente ;
• les ascenseurs, cabines, seuils et portes palières ;
• les paliers, circulations et escaliers de secours ;
• les sanitaires communs, lorsqu'ils ne sont pas privatifs à un preneur ;
• les parkings, rampes d'accès, locaux vélos et deux-roues ;
• les locaux techniques accessibles et les locaux déchets ;
• les abords immédiats : parvis, entrées, grilles, paillassons.

Chaque zone appelle des fréquences distinctes. Le parvis et le hall se traitent quotidiennement ; les escaliers de secours et les locaux techniques relèvent d'un entretien périodique.

Le hall est la première impression

Dans un immeuble multi-locataires, le hall est le seul espace que tous les preneurs et tous leurs visiteurs traversent. Il concentre l'essentiel du jugement porté sur la qualité de gestion de l'actif : un sol marqué, des vitres piquées ou une corbeille pleine à 11 h pèsent plus lourd, dans la relation avec les locataires, que bien des sujets techniques.

Cela justifie un traitement spécifique : passage tôt le matin avant l'arrivée des collaborateurs, reprise en milieu de journée sur les zones d'entrée, entretien renforcé des surfaces vitrées et des sols par temps de pluie. Dans les immeubles à fort trafic, une présence continue en journée sur le hall et les sanitaires est souvent plus efficace qu'un renfort en soirée.

La répartition des charges entre gestionnaire et locataires

Le nettoyage des parties communes est en principe supporté par le propriétaire puis refacturé aux locataires via les charges, au prorata des surfaces occupées. Le décret du 3 novembre 2014 impose au bailleur un inventaire précis des charges récupérables et une information annuelle du preneur.

Trois précautions évitent les litiges :

• distinguer clairement, dans le contrat de nettoyage, ce qui relève des parties communes et ce qui relève des locaux privatifs, souvent confiés au même prestataire mais facturés séparément ;
• isoler les prestations exceptionnelles (remise en état après travaux, dégât des eaux, événement) qui n'ont pas vocation à entrer dans les charges courantes ;
• fournir aux preneurs un détail lisible : périmètre, fréquences, volume d'heures, prestations périodiques.

Les immeubles certifiés HQE Exploitation et BREEAM In-Use

Une certification environnementale en exploitation change la nature de la prestation attendue. Les exigences portent sur quatre points.

• Les produits. Utilisation de produits écolabellisés (Écolabel européen, NF Environnement), limitation des aérosols et des produits classés, dosage contrôlé, fiches de données de sécurité disponibles sur site.
• Les déchets. Tri effectif des flux (papier, carton, emballages, biodéchets, DEEE, piles), local déchets organisé et signalé, respect des filières.
• La traçabilité. Registre des produits utilisés, quantités consommées, formation des agents, procédures écrites.
• Le reporting. Transmission périodique des données au gestionnaire pour alimenter le dossier de certification : consommations, tonnages, taux de valorisation, actions d'amélioration.

Ces obligations doivent être inscrites au contrat, sans quoi elles sont rarement tenues. Elles supposent aussi une formation des agents, qui sont les premiers acteurs du tri.

Les indicateurs à suivre avec le prestataire

Un contrat de parties communes se pilote avec un petit nombre d'indicateurs, revus lors d'un point mensuel ou trimestriel :

• Les fiches de passage : conformité entre les passages prévus et réalisés, par zone.
• Les visites de contrôle : nombre de visites du chef d'équipe et du responsable de secteur, notes par zone, écarts relevés.
• Le délai de traitement des demandes : temps entre la demande du gestionnaire ou d'un locataire et l'intervention.
• Le taux de remplacement en cas d'absence, et la stabilité des équipes affectées.
• Les consommations de produits et de consommables, utiles au reporting environnemental.

Ces indicateurs valent surtout par leur régularité. Suivis chaque mois, ils permettent de corriger avant que les locataires ne remontent le sujet.

Reprendre un contrat en cours de bail

Le changement de prestataire dans un immeuble occupé demande de la méthode. Quelques principes limitent les à-coups :

1. Anticiper la reprise du personnel. Dans la propreté, l'annexe 7 de la convention collective organise le transfert des agents remplissant les conditions d'ancienneté. Les informations doivent être demandées au sortant dans les délais prévus.
2. Réaliser une visite contradictoire avant la bascule, pour constater l'état des sols, de la vitrerie et des locaux déchets, et prévoir une éventuelle remise à niveau initiale.
3. Informer les locataires en amont : date de bascule, nom de l'interlocuteur, canal pour les demandes.
4. Renforcer le contrôle sur le premier mois, avec des visites hebdomadaires puis un retour au rythme normal.

Une reprise bien préparée se remarque à peu de choses : les locataires ne s'aperçoivent pas du changement, sauf par une amélioration progressive du hall.

Questions fréquentes